La gestion des documents/ du Cloud en entreprise
La gestion des documents en entreprise est devenue au fil des ans l’un des principaux défis auxquels de nombreuses entreprises doivent faire face chaque année. Le nombre de fichiers et documents qui circulent en interne, les différents canaux de communication ainsi que les risques liés à un enregistrement manuel font que la gestion des documents est une tâche colossale qui requiert beaucoup de temps. Pour faciliter la gestion des documents, il existe plusieurs solutions à la disposition des entreprises.
Une numérisation en interne
L’une des solutions à laquelle les dirigeants d’entreprise pensent en premier, c’est de convertir numériquement et en interne les dossiers ainsi que les documents sous format papier. Dans un premier temps, cette solution semble viable. Néanmoins, si le temps passé à la recherche de certains documents est largement réduit, le risque de doublon n’est pas définitivement supprimé. De plus, la conversion numérique doit encore se faire manuellement et certains documents restent à la merci de modifications ou d’altération.
Ensuite, le stockage des documents nouvellement numérisés s’effectue soit sur des disques durs, soit sur des supports mobiles comme les cartes SD, Micro SD ou encore sur des clés USB. Là encore, le risque de perdre les données persiste, car si ces supports physiques sont perdus ou endommagés d’une manière ou d’une autre, les documents subissent le même sort.
Numériser vers le Cloud via les systèmes GED
Les systèmes GED, pour Gestion électronique de Documents, permettent à une entreprise de dématérialiser l’ensemble de ses processus de création, de traitement et d’enregistrement des documents. Chaque document est ensuite mis à la disposition des différentes branches d’une entreprise pour être modifié si besoin et validé. Ce processus s’effectue suivant un schéma éditique bien précis que les administrateurs peuvent paramétrer.
Enfin, le processus se termine par un enregistrement sur un serveur Cloud. Pour créer ces systèmes, vous pouvez faire appel à des logiciels d’intégration et de gestion de documents. Vous pouvez également faire appel à des entreprises spécialisées dans la gestion des documents pour créer et gérer vos documents à votre place. La solution la plus viable reste cependant la sollicitation d’une plateforme de gestion de document comme Hexapage, expert intégrateur des solutions Ricoh>. Ces plateformes mettent directement en relation des intégrateurs de documents avec les entreprises souhaitant bénéficier d’un accompagnement performant dans leur processus de dématérialisation.
Les avantages d’utiliser un système GED
L’utilisation d’un système GED pour effectuer la dématérialisation des documents apporte de nombreux avantages pour une entreprise. En premier lieu, suppléer la gestion des documents à un tiers permet à l’entreprise de gagner beaucoup de temps.
Ce temps peut ainsi être utilisé à bon escient, notamment pour la productivité, la gestion des stocks, ainsi que le renforcement de la relation client. En second lieu, le système GED permet de réduire à zéro le risque d’erreurs lors de la modification puis de l’enregistrement des documents. En troisième lieu, un système GED prévient la perte de données pour chaque document enregistré, car elles sont automatiquement envoyées vers un serveur Cloud privé. Pour finir, en enregistrant chaque dossier sur le Cloud, les entreprises tout comme leurs clients ont un accès facile et sécurisé à ces documents.
