Petit guide pour planifier le déménagement de votre bureau

Petit guide pour planifier le déménagement de votre bureau

Le déménagement d’un bureau est bien plus qu’un simple transport de vos affaires et de vos meubles. Une bonne logistique et une véritable gestion du déménagement s’imposent pour réussir cette tâche. Cela implique donc de suivre certaines étapes clés et une planification bien définie. Comment réussir le déménagement de vos bureaux ?

Conseils pour choisir le nouveau bureau idéal pour votre entreprise

Avant tout déménagement de bureaux, il vous faut choisir en amont les nouveaux locaux. Pour cela, vous devez définir votre zone de recherche et faire appel à des agents immobiliers spécialisés. Les startups spécialisées ou les acteurs locaux du secteur de l’immobilier peuvent aussi être d’une grande aide dans la recherche de nouveaux bureaux pour votre entreprise. Votre réseau personnel, les annonces de baux professionnels, la CCI et les sites spécialisés en immobilier professionnel permettent de vite trouver un bureau.

Il est aussi plus constructif d’informer vos collaborateurs du déménagement. De plus, une liste de vos besoins vous sera aussi utile dans la recherche de vos locaux. Le budget, la localisation, le nombre de bureaux et la taille des locaux doivent être détaillés. Une fois le bureau trouvé, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée comme Move Office pour le déménagement de vos locaux d’entreprise. Toutefois, vérifiez toutes les conditions du déménagement. Certaines entreprises proposent des assurances avec un bon niveau de couverture.

Planifiez le déménagement de vos bureaux

Avez-vous trouvé le bureau idéal correspondant à vos besoins ? Il vous faut à présent passer à l’action en établissant une liste des tâches à réaliser. À cet effet, créez un document qui comporte tous les détails relatifs à votre nouveau bureau et au projet. Ce guide devra inclure les dates clés comme la date du déménagement souhaitée, la fin du bail actuel, la signature du nouveau bail. Définissez ensuite le budget en regroupant tous les coûts dans une feuille de calcul que vous pouvez mettre à jour.

Dans ce cadre, vérifiez si votre budget suffira à acheter éventuellement de nouveaux meubles, à redécorer les lieux ou à faire appel à une entreprise spécialisée. En collaboration avec le déménageur professionnel que vous aurez choisi, composez une équipe interne de planification du projet. En tant que chef de l’équipe, le coordinateur doit veiller à ce que toutes les étapes soient bien gérées. Des réunions peuvent être programmées avec vos contacts dans les nouveaux locaux, afin de vous assurer qu’ils aient une bonne visibilité de votre plan de déménagement.

Déménagement bureau: organisez-vous !

Comment emménager dans votre nouvel espace d’entreprise ?

Avant d’emménager dans votre nouvel espace, il est astucieux d’inspecter les locaux au moins six mois avant l’intégration. Prêtez une attention particulière à l’équipement informatique, notamment au raccordement et aux prises électriques. De même, il vous faut vérifier l’état de chaque pièce et les normes de sécurité. Chaque local doit disposer des sorties de secours, des extincteurs et une alarme. Comme dans le cas d’une maison, il est important de prévoir l’aménagement des futurs bureaux et la division des espaces. Les services d’un architecte d’intérieur peuvent être utiles afin de rendre l’aménagement plus optimal. De même, vos collaborateurs peuvent suggérer des idées de création d’un phone-box ou d’une salle de repos par exemple.

De plus, la question du mobilier est tout aussi importante lors d’un déménagement d’entreprise. Si vos meubles sont récents, ils peuvent encore servir dans les nouveaux locaux. Dans le cas contraire, vous pouvez opter pour un mobilier professionnel d’occasion qui s’avère moins onéreux et de qualité. Par ailleurs, un bureau bien aménagé doit être assez confortable pour vos collaborateurs. Apportez donc de la végétation ou de la couleur pour rendre le cadre plus convivial et plus vivant.

Déménagement d’entreprise : les démarches administratives

Une fois que le projet de déménagement est mis en place, officialisez la nouvelle en interne en informant vos collaborateurs. En effet, la transparence et la communication sont indispensables pour rester organisées tout au long du processus et pour éviter des tensions. Ensuite, il vous faut anticiper les démarches administratives en informant du changement de situation de l’entreprise.

Outre l’administration, informez votre banque, compagnie d’assurance, organisme de travail et prévoyance de votre déménagement. N’hésitez pas de même à envoyer un courrier à vos partenaires, prestataires, cabinet comptable, cabinet RH et à vos investisseurs. Cette notification déclenchera la mise à jour de vos informations au répertoire national des établissements et des entreprises. Vous obtiendrez également un nouveau numéro SIRET ou un numéro de TVA intercommunautaire.