Pourquoi votre mairie a-t-elle besoin d’un logiciel de gestion de file d’attente ?
De nombreux équipements permettent de gérer au mieux les files d’attente au sein des collectivités et dans les mairies. C’est le cas notamment des poteaux de balisage, des poteaux à sangles rétractables ainsi que des dispositifs permettant d’aviser les clients de leur tour. La mise en place d’un logiciel de gestion de file d’attente permet également de réduire le temps d’attente, voire d’éviter les files trop longues.
La nouvelle ère des systèmes de gestion des files d’attente dans les mairies
De plus en plus de collectivités et mairies gagnent en efficacité grâce à la mise en place de systèmes de gestion de files d’attente. Les dispositifs permettent notamment d’attribuer des rendez-vous et/ou de distribuer des tickets aux clients spontanés. Les fonctionnaires peuvent ainsi planifier leur journée en conséquence. C’est dans cette optique que Synbird édite un logiciel de fil d’attente pour les mairies convaincues par l’efficacité des solutions numériques. Les fonctionnalités évolutives facilitent le quotidien du personnel ainsi que des administrés.
Les solutions digitales et numériques visent à prévenir les situations conflictuelles. Elles contribuent à améliorer l’organisation générale de la mairie. L’objectif étant de répondre rapidement aux besoins de chacun et de la façon la plus efficace. Pour rappel, la crise sanitaire et les nouvelles habitudes comme la distanciation physique ont grandement contribué à l’essor des logiciels de gestion des files d’attente. Aussi, de nombreuses solutions ont été adoptées pour réduire au maximum les flux de visiteurs. C’est le cas notamment des pochoirs qui visent à matérialiser la file d’attente.
Comment un logiciel de gestion peut-il améliorer l’efficacité de votre mairie ?
Les logiciels de gestion se déclinent en tous genres afin de répondre aux besoins d’efficacité et de performances des entreprises, voire des collectivités. Ainsi, les fonctionnalités mises à disposition permettent aussi de gagner du temps, de rationaliser le service à la clientèle et, in fine, de réduire les coûts opérationnels. Le but étant d’éviter autant que possible la formation de files d’attente grâce à l’organisation de rendez-vous. Autrement, les solutions adoptées visent à occuper le temps des visiteurs. Il s’avère en effet essentiel de les divertir, de les occuper par le biais d’un affichage dynamique et distrayant. De plus, il s’avère judicieux d’afficher le temps d’attente estimé aux visiteurs. À aucun moment, ils ne doivent se sentir négligés.
Quelles caractéristiques rechercher dans un bon logiciel de gestion des files d’attente ?
En pratique, les files d’attente découragent plus d’un. Selon les études réalisées par l’Université College London, la plupart des individus ne sont pas prêts à faire la queue plus de six minutes. Autrement dit, il est primordial de renseigner les visiteurs sur les temps d’attente afin d’éviter les frustrations. Pour un maximum d’efficacité, un logiciel de file d’attente doit intégrer plusieurs fonctionnalités comme la file d’attente virtuelle. Celle-ci permet aux clients d’attendre leur tour sans être obligés de faire la queue. Les notifications par SMS visent aussi à gérer au mieux les files d’attente au sein des mairies.
À ceux-là s’ajoutent l’assistance multilingue, le chronomètre d’attente. Dans tous les cas, un logiciel de file d’attente doit être simple d’utilisation. Il vaut mieux privilégier les textes, les notifications et les icônes parfaitement lisibles. Plus encore, l’application choisie doit être compatible avec les téléphones et systèmes Android ou iPhone. Les options supplémentaires contribuent à améliorer les performances du système. Dans tous les cas, le logiciel de gestion de file d’attente favorise une expérience d’attente nettement plus agréable pour les administrés.
Conseils pour mettre en œuvre la solution adaptée aux besoins de votre mairie
La digitalisation et l’automatisation des prises de rendez-vous contribuent à fluidifier les flux de visiteurs. De plus, la mise en place d’un logiciel de gestion de file d’attente rehausse l’image de la mairie. Celle-ci sera perçue comme une collectivité moderne et dans l’air du temps. Il convient néanmoins de disposer des équipements d’usage comme les afficheurs de file d’attente ainsi que les distributeurs de tickets. Il ne faudra pas omettre le bureau d’accueil où les visiteurs pourront se renseigner. Autrement, une borne ou un totem placé à l’entrée servira de support pour les guides et les dépliants.
La gestion des files d’attente passe également par la mise en place de moniteurs et d’écrans tactiles. Un petit fond sonore sera aussi très apprécié par les visiteurs. Il en est de même du bandeau latéral où seront affichés le nom et le numéro des personnes appelées. Le cas échéant, il existe des alternatives aux rendez-vous réels. Effectivement, les échanges par téléphone ou par Skype permettent de réduire drastiquement les fils d’attente dans les mairies. L’intelligence artificielle prend le relais pour les tâches basiques comme l’organisation, les annulations ou encore les reports de rendez-vous.
